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Die Grundleistungen decken in der Regel alle Bereiche der Verwaltung ausreichend ab. Sie setzen sich aus den unabdingbaren, in den §§ 21 V, 27 I II IV und 28 I III IV WEG aufgeführten, gesetzlichen Aufgaben zusammen. Diesen Leistungskatalog unterteilen wir in 3 Bereiche:

1. Kaufmännische Leistungen   top

  1. Planung des Wirtschaftsjahres
    1. Aufstellung eines Gesamtwirtschaftsplanes nach den Vorjahres- und/oder Erfahrungswerten. Ausweis sämtlicher zu erwartender Einnahmen und Ausgaben nach Einnahmen-/Kostenart des Gemeinschafts- und Sonder-/Teileigentums
    2. Ermittlung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage
    3. Aufteilung der Gesamtplanzahlen in Einzelwirtschaftspläne je Sonder/Teileigentum

  2. Umfassende kaufmännische Buchführung des laufenden Wirtschaftsjahres
    1. Erstellung einer den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechenden Buchführung, insbesondere unter Verwendung von:
      • Ertragskonten je Ertragsart
      • Aufwandskonten je Aufwandsart
      • - Sonderkonten für Rücklagen und besondere Buchungsvorfälle
    2. Verbuchung sämtlicher Zahlungsein- und Ausgänge
    3. Monatliche Sollstellungen der Hausgeldvorauszahlungen
    4. Terminsteuerung von Lastschriften

  3. Allgemeines Controlling
    1. Rechnungsprüfung sämtlicher eingehender Rechnungen und Belegkontrolle
    2. Überwachung der fristgerechten Zahlungseingänge
    3. Anforderung von genehmigten Sonderumlagen
    4. Erstellung und Überwachung sämtlicher Bescheide und Meldungen an Stadt/Gemeindeverwaltungen, Finanzämter, Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaften
    5. Mahnwesen und ggfs. Einleitung gerichtlicher Mahnbescheide
    6. Kontinuierliche Abfrage der Kontosalden mit EDV - gestützter Auswertung
    7. Stichtagsbezogene Abrechnung von Hauswart-, Münzgeld-, Automaten- Kasse etc

  4. Jahresabrechnung
    1. Jahresabschluss der Buchführung
    2. Erstellung und Weiterleitung der Heiz- und Heiznebenkosten an Dienstleister zur Verbrauchsabrechnung
    3. Erstellung einer Gesamtabrechnung mit aussagefähigen, detaillierten Zwischensummen
    4. Erstellung der Einzelabrechnungen je Sonder/Teileigentum

  5. Vermögensverwaltung
    1. Verwaltung und Disposition über Gelder auf Girokonten, Sparbüchern oder Festgeldkonten, etc.
    2. Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
    3. Überweisung von Rechnungsbeträgen
    4. Überweisung von Gehältern
    5. Kennen und Beachten von Einkommen-, Lohn- und Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung, Grundsteuergesetz, Wohnungsbaugesetz, Miethöhegesetz, ZPO, WEG, BGB, AGB usw.

2. Allgemeine Verwaltungsleistungen   top

  1. Korrespondenz
    1. Führen sämtlichen Schriftwechsels mit den Eigentümern
    2. Einladungen zu den WE-Versammlungen, Durchführung und Versand der Niederschriften selbiger Versammlungen
    3. Einleitung gerichtlicher Mahnverfahren
    4. Führen sämtlicher Korrespondenz mit Rechtsanwälten, Notaren, Gemeinden/Städten, Versicherungen. Einholung von Kostenvoranschlägen und Sachverständigengutachten
    5. Auftragsvergabe im Namen und für Rechnung der WEG für sämtliche Bau- und Reparaturaufträge, Veranlassung der Bauleitung und Kontrolle entsprechend des zugrunde liegenden Beschlusses
    6. Erteilung von Genehmigungen
    7. Mitarbeit bei Entwürfen und ggfs. Erstellung einer Hausordnung. Abmahnung des verantwortlichen WE´ers bei Verstößen gegen die Hausordnung bei Vorlage einer schriftlichen Beschwerde unter Namensangabe des Beschwerdeführers.

  2. Objektüberwachung
    1. Einleitung geeigneter Maßnahmen zur Fristenwahrung oder zur Abwendung von Rechtsnachteilen für die WEG
    2. Routinemäßige Begehung des Objektes zur Werterhaltung, Schadenerkennung und evtl. technischen Überprüfung
    3. Abschluss sämtlicher notwendiger Verträge (Versicherungsschutz, Wartungs-, Liefer-, Dienstleistungsverträge) sowie Überwachung der Erfüllung obiger Verträge
    4. Zeitliche Koordination sämtlicher Tätigkeiten von Lieferanten, Firmen und Behörden
    5. Erfolgskontrolle sämtlicher Tätigkeiten von Lieferanten, Bau- und Reparaturfirmen

  3. Eigentümerversammlung
    1. Vorbereiten der Eigentümerversammlung
    2. Bearbeitung von Beschlussentwürfen der Wohneigentümer
    3. Einladung zur Versammlung, Saalbestellung, Terminabsprachen
    4. Zusammenfassung der Versammlungsprotokolle zu einer Niederschrift incl. Versendung an jeden Sonder/Teileigentümer
    5. Durchführung der Beschlüsse der Wohneigentümerversammlung

  4. Angebots- und Auftragswesen
    1. Ausarbeitung von Empfehlungen für notwendige technische Änderungen, Reparaturen und Maßnahmen zur Werterhaltung der Immobilie und Vorlage derselben zur Beschlussfassung auf WE-Versammlungen
    2. Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen und Angebotsübersichten
    3. Erteilung von schriftlichen Aufträgen und für Rechnung der WEG bis zur Höhe von 2500 € (5000€ nach schriftlicher Zustimmung des Verwaltungsbeirats) als Tätigkeit der laufenden Verwaltung zu Lasten des Kontos "Instandhaltungsrücklage"
    4. Erteilen der schriftlichen Aufträge gem. WEGem.-Beschluß, sofern die zu erwartenden Rechnungsbeträge die Grenzen gem. 4.c.) überschreiten

  5. Sofortmaßnahmen
    1. Einleitung von Sofortmaßnahmen zur Schadenminderung, Sicherung und Werterhaltung der Immobilie bei dringenden Schadenfällen (Feuer, Rohrbruch, Sturmschäden, Naturkatastrophen)
    2. Meldung bei versicherten Schäden an die Versicherungsgesellschaft und Mitwirkung bei der Ursachenermittlung, sowie Schadenfeststellung und -beseitigung

  6. Juristische Betreuung
    1. Zusammenarbeit mit Notaren und Rechtsanwälten
    2. Mitwirkung und Vorbereitung sämtlicher notwendiger Unterlagen bei Mahnbescheidverfahren, Klagen, sowie Gerichtsterminen und -verfahren
    3. Veranlassung schriftlicher Gutachten von Rechtsanwälten bei streitigen Angelegenheiten eines Beschlusses (oder zu fassenden Beschlusses)

  7. Kontrolle, Überwachung und Sonstige
    1. Beratung von WE´ern, Hauswart und angestelltem Personal
    2. Zusammenarbeit mit dem gewählten Verwaltungsbeirat
    3. Erfolgskontrolle der Beschlüsse der WEG
    4. Überwachung hauseigenen Personals
    5. Aufbau und Unterhaltung von Kontakten zu Dienstleistern und Handwerkern aller Gewerke für Not- und Sofortmaßnahmen
    6. Beratung hinsichtlich juristischer Fragen zu WEG, BGB, HGB, usw., soweit dies unmittelbar mit der Verwaltungstätigkeit verbunden ist und nicht gegen das Rechtsberatungsgesetz verstößt

3. Technische Verwaltungsleistungen   top

  1. Objektüberwachung hinsichtlich sämtlicher Einrichtungen
    1. Heizungssicherheitseinrichtungen
    2. Brandschutzeinrichtungen, -klappen, -türen, -tore, Rettungswege sowie Feuerlöscherwartung
    3. elektrische Sicherheitseinrichtungen
    4. Blitzschutzanlagen
    5. Lüfter und CO2-Anlagen (bei gewerblicher Nutzung)
    6. Aufzughaupt- und Zwischenprüfung

  2. Überwachung wichtiger Sofortmaßnahmen (§ 27 I,3 WEG)

  3. Technische Ausarbeitung von Ergebnissen
    1. Zuhilfenahme von Sachverständigen und Sonderfachleuten auf Kosten der WEG, sofern ein entsprechender Beschluß vorliegt, um umfangreiche Schaden-, Renovierungs- oder Sanierungsarbeiten fachkundig zu planen
    2. Beiholung öffentlicher Genehmigungen
    3. Bearbeitung von Reparaturen und Nachbestellungen bezüglich der Schließanlagen

  4. Überwachung und Kontrolle von Handwerkerleistungen
    1. Terminliche Koordination, Vorbereiten der Baumaßnahme, Bekanntgabe an alle betroffenen WEer
    2. Überprüfung von Baumaßnahmen und Reparaturtätigkeiten vor Ort, entsprechend dem Baufortschritt auch tägliche Kontrolle, ggfs. Dokumentation von Bauleistungen
    3. Beiholung von Sachverständigen im Streitfall
    4. Kennen und Beachten der Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Wasser- und Abwassersatzungen, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung

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